Mon organisation ortho informatisée: OneNote

Je cogite très souvent sur mon organisation du cabinet d’orthophonie, toujours dans une dynamique d’efficacité, de simplicité mais aussi pour rebooster mon travail. Très sincèrement, je ne suis pas arrêtée sur un format précis: organisation informatique ou organisation papier, peu m’importe. Mais il se trouve que depuis quelques mois j’ai adopté un logiciel d’organisation qui m’a clairement conquise: l’application OneNote. Et c’est d’ailleurs grâce à vous que j’ai pu le découvrir. J’avais publié plusieurs posts sur mes réseaux en rapport avec ma volonté de changer mon orga et vous m’avez fait découvrir OneNote en me conseillant de me rendre sur le blog de Paksa à faire pour en apprendre davantage.

Si je peux vous donner un premier conseil c’est de télécharger l’appli sur votre ordinateur et votre smartphone puis de construire votre outil avec le temps, au fur et à mesure de vos besoins. Il ne me semble pas nécessaire d’apprendre d’abord à le maîtriser. Vous pouvez très bien vous en servir dès aujourd’hui, d’autant qu’il présente les mêmes fonctionnalités que Word. Pour faire simple, Microsoft OneNote est un programme informatique de prise de notes. Je le qualifie souvent de trieur informatique!

Les dossiers patients

Mon premier objectif était d’informatiser la tenue des dossiers patients. La routine « ouvrir le casier à dossiers – chercher le dossier – rasseoir mes fesses sur la chaise – feuilleter la multitude de papiers du dossier -noter la date et ce qu’on a fait – refermer le dossier et le ranger dans le casier » me saoûûûûûûûlait! Je souhaitais gagner du temps et surtout voir ce qu’on avait déjà fait avec mon patient en un clin d’œil. Et je trouve que la notation sur des feuilles volantes ne le permet pas. J’ai donc créé des onglets alphabétiques dans lesquels j’ai organisé une page par patient (en ne notant que les initiales des patients afin de respecter la confidentialité des informations personnelles). Sur cette page vierge, je peux tout noter, créer des tableaux, insérer des documents, des vidéos, des photos, etc. En règle générale, je copie-colle en haut à droite le plan thérapeutique. Je note aussi, en dessous dans un encadré, les rendez-vous médicaux à venir, la prévision du bilan de renouvellement, l’ordonnance à demander, la demande du patient de changer d’horaire, etc. Sur la gauche de la page j’ai tendance à noter les activités en cours ou celles qui me viennent pour la suite de la prise en soin et sur la droite les activités terminées.

Le suivi des prises en soin

J’ai créé un onglet intitulé « Modèles activités » dans lequel je recense et classe les outils thérapeutiques que j’utilise le plus. Pour chacun des outils, j’ai un petit tableau de suivi qui permet de noter la progression, la date, le score si besoin, des remarques. Cette partie se construit vraiment au fur et à mesure de mes découvertes et utilisations de matériels de rééducation. C’est vraiment un avantage lorsque l’on travaille plusieurs axes thérapeutiques en même temps. J’ai, sur une même pleine page, toutes les activités en cours . Perso quand j’écrivais sur des feuilles et que j’alternais entre plusieurs activités, je ne m’y retrouvais pas. Je passais un temps fou à tout feuilleter en disant « où on en était déjààààà? Est-ce qu’on a déjà fait ce jeuuuuu?! Avec OneNote j’ai une visibilité plus globale de la prise en charge du patient.

Je vous montre ici mon tableau de base pour l’articulation qu’il me suffit ensuite de copier/coller dans la page du patient. Je peux ainsi tout noter facilement, modifier, agrandir le tableau, rajouter des lignes, adopter un surlignage de couleurs, etc. Je me sens beaucoup moins limitée qu’avec un dossier papier.

La formation continue

Petite mise en situation: je surfe sur le web, nonchalamment, je survole les posts sur les groupes Facebook orthos et là bim je tombe sur le partage fier et généreux d’un mémoire de fin d’études par un étudiant fraîchement diplômé. Le thème me plaît! Sauf que je n’ai pas le temps de le lire maintenant, pas envie de l’imprimer et j’hésite à l’enregistrer dans un de mes énièmes dossiers informatiques. Je dégaine donc mon OneNote! J’ai créé un dossier « Connaissances » avec des onglets par thématique. J’y enregistre le fichier du fameux mémoire. Ainsi, et c’est là toute la puissance de cet outil, je peux aisément accéder et lire plus tard le document depuis mon ordi mais aussi de mon téléphone portable ou de la tablette. Ce que je fais donc très souvent quand j’ai le temps… par exemple quand je patiente 1h en salle d’attente de mon médecin ! Dans cet onglet « connaissances », je stocke provisoirement mes prochaines lectures (mémoires, articles, ppt) et durablement les textes qui me servent de base de rééducation, de conseils en guidance parentale comme une grande antisèche!

Les tests orthophoniques

J’ai aussi créé un onglet « tests bilan » et des pages par test (ex: « BETL » , « Evalo 2-6 »).
Je peux donc avoir accès, à partir de n’importe quel support via l’application, aux tableaux de normes, consignes de passation, feuilles de passation, etc. Il a simplement fallu insérer les fichiers adéquats. Je gagne vraiment en rapidité et en efficacité lors des passations quand j’ai un doute sur une consigne, sur une valeur.
Et pour tous ceux qui rédigent des comptes rendus en dehors de leur bureau, ça évite de se retrouver en galère si on a oublié les tableaux de cotation par exemple!

Les contacts

C’est un simple onglet dans lequel je copie-colle les adresses et numéros utiles que je vais chercher sur le net quand il faut diriger un patient vers un médecin spécialiste, un autre professionnel, un centre, une association… Cela évite juste de refaire les recherches google à chaque fois. Vous allez me dire que je pourrais très bien l’écrire dans un fichier de mon ordi, c’est vrai, mais en attendant je n’avais jamais pris la peine de le faire.

Le perso

Le petit onglet personnel qui sert juste de bloc-notes pour y noter mes courses à faire, l’idée de post Instagram, la petite perle de mon patient à ne pas oublier, etc. Comme j’ai accès à OneNote depuis mon téléphone, c’est tout de même extrêmement pratique.

Voilà où j’en suis actuellement avec mon fabuleux OneNote! Promis je n’essaye pas de vous faire entrer dans une secte mais j’avoue que je suis en train de motiver mes collègues, mes stagiaires, mon mec à investir cet outil!

En tout cas, je suis vraiment preneuse de vos retours si vous l’utilisez déjà et que vous avez des idées d’onglets ou si vous êtes novice et que vous voulez poster vos premiers pas.

Bisous bisous les orthos!

5 réponses sur “Mon organisation ortho informatisée: OneNote”

  1. J’adore One Note c’est tellement pratique. J’ai un ordinateur qui a tendance à buguer quand il s’allume donc hop j’attrape le téléphone et je peux regarder où j’en étais avec mon patient sans devoir attendre que l’ordi soit ouvert.
    Cela m’a aussi beaucoup servi quand mon pc m’a lâché l’été dernier, au moins je n’ai pas eu à me soucier de savoir si j’allais perdre mes fiches de suivi.

    J’ai à peu près la même organisation que toi et j’avoue que la fonction recherche est super pour savoir si l’on a déjà utilisé un matériel avec un patient.

    J’ai également une page administrative où je note les bilans que je suis en train de faire et je coche quand ils sont cotés, rédigés, remis aux parents et envoyés au médecin puis soit je les barre soit je les supprime soit je les mets en couleurs selon mon humeur et la taille de la liste.

    J’ai aussi inséré un fichier excel pour noter mon kilométrage de l’année quand j’ai un peu de temps.

    Je n’avais pas pensé à sauvegarder les documents à lire rencontrés sur internet mais c’est une bonne idée car j’avoue que les dossiers à lire ou à trier de mon ordi commencent à être surchargés et je n’ai aucune envie de m’y atteler.

    L’avantage c’est que tout n’a pas besoin d’être dans le même classeur, on peut en faire plusieurs ! Pour le perso j’en avais fait un pour mon voyage à Londres qui m’a permis de noter tout ce que je voulais voir avant d’y aller et la préparation comme les billets, le airbnb … et ensuite cela m’a servi de journal de bord une fois là-bas. Et maintenant si quelqu’un veut un conseil je n’ai qu’à rouvrir le classeur pour trouver toutes les infos 🙂

    On peut également archiver ce que l’on utilise plus sur une clé, un ordi ou un disque dur si on ne veut pas que ça reste sur le cloud à pomper de l’énergie pour rien 🙂

    Bref l’essayer c’est l’adopter !

    Bon courage pour ce confinement

  2. Je viens de commencer OneNote pendant le confinement, ça faisait un moment que je voulais essayer et maintenant ce n’est pas le temps qui manque… J’ai créée tous les onglets que je pense utiliser mais je me demandais si vous notiez ce que vous aviez fait à chaque séance de façon chronologique (du type aujourd’hui : discrimination auditive, articulation tel phonème en isolé et activité bidule) ou alors c’est plutôt rangé par activités type (les fameux tableaux de Delphine) avec la date notée avec les performances du patient pour le jour J ? Je ne sais pas si c’est hyper clair…

    1. Personnellement j’ai un mixte des deux. C’est-à-dire que j’ai un grand tableau sur la fiche du patient dans lequel je mets la date, le n° de séance sur la dap et ce que l’on a fait ce jour avec à côté une colonne avec mes observations : choses qui ont fonctionné ou non, mots vus (orthographe et/ou voc) et une autre colonne pour ce que j’ai à faire la prochaine fois. Cela ressemble à ce que l’on peut voir sur le blog de Paksa à faire de mémoire puisque c’est de là que m’est venue l’idée que j’ai adapté pour que ça ressemble à ce que je faisais en version papier et ma façon de l’utiliser au quotidien.
      A côté de ce grand tableau j’ai des petits tableaux sommaires avec le nom du matériel et les différentes fiches possibles comme on peut le voir dans l’article et je coche ou raye ce qui a été fait et parfois je mets des commentaires dans ce tableau là si quelque chose a été fait mais peu réussi. J’espère que ça vous aide 🙂
      Il faut trouver ce qui fonctionne pour chacun, ça prend un peu de temps au début mais après c’est sacrément pratique.

  3. Merci pour ce partage et ces bonnes idées! Mais du coup est ce que tu gardes quand même un dossier papier par patient avec les ordonnances, DAP, bilans? Ou alors tu numérises tout et tu mets cela sur One Note aussi?

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